APROPRIAÇÃO DE SEGUROS: COMO LANÇAR NO SISTEMA
- custoseganhosconsu
- 17 de dez. de 2024
- 5 min de leitura
Foi feito um seguro para máquinas no valor de R$ 12 mil, a ser pago em 4 parcelas de R$ 3 mil, sendo uma de entrada e mais 3 parcelas. Como deve ser apropriado este valor de R$ 12 mil no custo dos produtos que serão fabricados por essas máquinas, agora asseguradas?
Pelo regime de competência, o valor total de 12 mil reais seria incluído no custo do mês em que o seguro foi contratado, o que distorceria o custo daquele mês. Já no regime de caixa, esses 12 mil reais seriam diluídos ao longo de 4 meses, conforme os pagamentos fossem efetuados a cada mês.
Mas, para que esses 12 mil reais sejam distribuídos ao longo de 12 meses, na razão de mil reais por mês, como deve registrar no sistema para que isso aconteça? Primeiro, vamos abordar o modelo no sistema contábil e, em seguida, o modelo no sistema não contábil.
Para começar, será necessário ativar os 12 mil reais na conta “Seguros a Apropriar” ou em outra conta correlacionada, no ativo circulante. Debita 12 mil reais nessa conta “Seguros a Apropriar” e credita, no passivo, a conta “Seguros a Pagar”, ao registrar as 4 parcelas junto ao fornecedor do seguro. Pronto, o valor estará registrado no ativo e no passivo, sem impactar o resultado. Quando as parcelas forem pagas, basta creditar a conta “Banco” e debitar a conta “Seguros a Pagar".
Observe que, no modelo contábil, a movimentação de pagamento ocorre apenas nas contas patrimoniais: o ativo diminui na medida que o dinheiro sai do banco, e o passivo diminui conforme as parcelas são pagas. Isso não afeta o resultado, pois os 12 mil reais do seguro foram ativados, funcionando como uma espécie de “estoque de seguros” a ser apropriado ao longo dos 12 meses.
Agora vamos ao próximo passo: apropriar o total do seguro em 12 frações ao longo dos próximos 12 meses. Para isso, deve-se pegar os mil reais referentes à primeira parcela da apropriação e transferir para o custo, ou seja, você “desce” do ativo circulante para a conta de resultado. Credita mil reais a conta “Seguros a Apropriar” e debita a conta “Custo com Seguro das Máquinas” ou simplesmente “Seguro das Máquinas”. Nesse momento, o saldo da conta “Seguros a Apropriar”, no ativo circulante, será reduzido para 11 mil reais, enquanto no resultado será registrada a apropriação do primeiro mês, no valor de mil reais, na conta de “Custo do Seguro das Máquinas”.
Esse lançamento pode ser realizado no fechamento de cada mês, ao longo dos próximos 11 meses, ou, se preferir, as apropriações dos 11 meses restantes, podem ser registradas antecipadamente, para evitar esquecimentos. Nesse caso, atentar para a data de competência, que deve corresponder a cada mês da apropriação.
Além disso, a dica de registrar no histórico as descrições correspondentes, como “Parcela 2 de 12”, “Parcela 3 de 12”, e assim por diante, até a última, “Parcela 12 de 12”. E pronto, está concluído. O sistema sendo contábil, o lançamento torna-se fácil, depois que compreenda a lógica da apropriação.
Agora, vejamos como realizar o lançamento em um sistema não contábil, aquele voltado somente para o financeiro. No sistema não contábil, utilizaremos um truque, um atalho, para aplicar princípios contábeis em um sistema não contábil. A solução é usar a “Conta de Compensação”, semelhante a uma conta de adiantamentos.
Acesse o módulo de contas bancárias e crie uma conta semelhante a uma conta bancária, atribuindo a ela o nome de “Conta de Compensação”. Há uma regra para o uso desse recurso: registre apenas os processos em que a entrada e a saída estejam sempre zerando, na planilha de rascunho. Caso não ocorra a zeragem, pode ser que esteja faltando algum lançamento ou que tenha sido realizado um lançamento incorreto.
Vamos retornar ao ponto de partida, quando do lançamento das 4 parcelas no valor de 3 mil reais, no Contas a Pagar. No sistema não contábil, muito provavelmente, ao realizar a baixa desses pagamentos das 4 parcelas, elas serão classificadas diretamente como “Custo do Seguro das Máquinas”. Nesse caso, será necessário anular o efeito dessas 4 parcelas, para que, em seu lugar, possam entrar as 12 apropriações mensais.
O próximo passo é transformar o fornecedor de seguros em também um cliente, fazendo com que ele atue simultaneamente como cliente e fornecedor. Caso isso não seja possível, será necessário incluir no Contas a Receber um cliente chamado “Seguro de Máquinas”. Após isso, vá ao Contas a Receber e crie uma fatura no valor de 12 mil reais, dividida em 4 parcelas de 3 mil reais, com vencimentos e valores idênticos aos pagamentos.
Depois, acesse a baixa do Contas a Receber e realize as 4 baixas, selecionando a “Conta de Compensação” em vez da conta bancária usual para o recebimento de clientes. No primeiro mês, o saldo da “Conta de Compensação” será de 3 mil reais. No segundo mês, esse saldo crescerá para 6 mil reais, e assim por diante, até alcançar 12 mil reais no quarto mês.
Essas baixas serão classificadas não como recebimentos de clientes, mas sim na conta “Custo do Seguro das Máquinas”, que registrará uma receita correspondente, anulando a despesa de 3 mil reais em cada mês ao longo do processo. No DRE, o efeito será anulado, com débito em uma linha e crédito na outra.
Agora, o próximo passo é lançar as 12 parcelas da apropriação, no valor de mil reais cada uma. No Contas a Pagar, insira um título com 12 parcelas, com vencimento nos meses desejados para a distribuição da fração mensal do Custo de Seguro. Em seguida, efetue a baixa dessas 12 parcelas, cada uma em sua respectiva data de vencimento. Agora sim, esses valores serão lançados na conta “Custo do Seguro das Máquinas”, enquanto o valor será retirado da ”Conta de Compensação”, e não diretamente do banco, como normalmente ocorre nas baixas do Contas a Pagar.
Assim, ao longo dos 12 meses, a “Conta de Compensação” será completamente zerada, enquanto o “Custo do Seguro das Máquinas” será distribuído proporcionalmente a cada mês, ao longo dos próximos 12 meses. É importante lembrar que no início, esse processo pode parecer trabalhoso e complicado. No entanto, tudo é questão de prática, depois de se acostumar, entra na rotina. Claro, o esforço necessário sempre vale a pena avaliar se compensa ou não, se é realmente necessário seguir com essa abordagem. Na maioria das empresas sem sistema contábil, é adotado o regime de caixa puro, em que a apropriação ocorre conforme o mês em que o pagamento é realizado.
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