ARQUIVO MORTO NA ERA DIGITAL

Aproveitando esses tempos de isolamento social, limpei muitos arquivos de papéis, fotos, livros e outras bugigangas acumuladas ao longo do tempo. Foram quilos e mais quilos de papéis que separei e triturei na fragmentadora em partículas.

No passado, as pessoas mais experientes nos ensinavam que era necessário guardar os comprovantes de pagamentos, porque se fosse questionado, cabia a pessoa apresentar comprovante para provar que a conta estava paga. Porém, de uns anos para cá isso vem mudando muito.

Empresas concessionárias de serviços públicos como água, luz e telefone, não pedem mais para comprovar as contas quitadas, pois eles próprios enviam o comprovante de quitação. Ou seja, eles têm guardado na memória de seus computadores, tudo quanto é informação, comprovantes de pagamentos, segundas vias, tudo está lá, basta entrar com login e senha para acessar a conta.

Bom, se tudo está lá, então qual é a necessidade de arquivar comprovante? Entre os jovens, hoje, será que alguém ainda arquiva comprovante de pagamento das contas de celular por precaução? Na verdade, hoje não tem mais nenhum sentido guardar papéis. Porque se for necessário usar, por exemplo, um comprovante de residência, basta entrar na conta, baixar o comprovante em pdf e envia pelo celular a quem precisar.

Inclusive, hoje em dia não se tira nem mais cópia xerox. Até mesmo para abrir uma conta bancária basta utilizar documentos em pdf e imagens tiradas pelas câmeras do celular, que além de prático vale como documentos. Por isso, quem fica guardando papéis está atrasado no tempo, além de ser ecológico e econômico fazer tudo no digital.

Em nível corporativo também é muito econômico, uma vez que é significativo o custo de armazenamento dos arquivos mortos, além de ocupar espaço físico, exigir manutenção e custar o salário de funcionários alocados para esta função. E, assim como empresas como concessionárias de serviços públicos, os bancos também são exemplos de armazém de informações.

Empresas que tem várias contas bancárias, na época em que se arquivava extratos mensais, tinham um volume enorme de papéis ocupando espaço nas prateleiras. Hoje não precisa nada disso, pois não há mais necessidade de ficar arquivando extratos mensais.

Prova disso é que até os órgãos governamentais como Previdência Social, Receita Federal, Tribunais de Justiça, Secretaria da Fazenda e Prefeituras, vêm digitalizando os serviços, de forma com que hoje muita papelada seja dispensada. Como por exemplo os comprovantes do recolhimento das parcelas da contribuição previdenciária, que antes eram guardados aqueles carnês cor de abóbora e hoje é tudo eletrônico. E, o melhor de tudo é que está tudo na memória dos computadores da Previdência, ou seja, todo o histórico está guardado lá com o governo.

Então, hoje é bastante oportuno, revisarmos o paradigma sobre o espaço e o custo para “arquivo morto”. Inclusive, aqui na C&G, há alguns anos arquivamos os comprovantes somente em pdf e o espaço antes usado para arquivo morto hoje usamos para atividades produtivas.

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