BENS DE TERCEIROS EM MEU PODER E BENS PRÓPRIOS EM PODER DE TERCEIROS; COMO CONTROLAR AS REMESSAS E RETORNOS
- custoseganhosconsu
- 6 de mar.
- 3 min de leitura
O controle de bens dentro de uma empresa não se restringe apenas ao patrimônio próprio. Em diversas situações, uma empresa pode ter em seu poder bens que pertencem a terceiros ou confiar seus próprios bens nas mãos de terceiros, seja para conserto, locação ou outro motivo. Se o controle desses bens não for devidamente documentado e rastreável, o risco de perdas, extravios ou erros contábeis se torna muito alto.
Bens de Terceiros em Meu Poder
Quando uma empresa recebe bens de terceiros para conserto, locação ou qualquer outro fim, deve garantir que a rastreabilidade desses ativos seja mantida desde o recebimento até a devolução. Isso é especialmente crítico em empresas que realizam serviços de manutenção e conserto de máquinas, equipamentos ou componentes. Sem um controle adequado, você pode incorrer facilmente na perda de informações essenciais, como:
1. A data de recebimento e a previsão de entrega;
2. Qual cliente enviou qual equipamento;
3. O andamento do serviço (aguardando peças, em conserto, pronto para devolução);
4. Documentação necessária para assegurar a rastreabilidade da movimentação.
A melhor prática para esse tipo de controle é utilizar um sistema de gestão que registre a entrada do bem com um número de protocolo, vinculando-o ao cadastro do cliente. Esse protocolo deve acompanhar o bem durante todo o processo, garantindo que sua devolução seja feita corretamente.
Além disso, manter um espaço físico organizado e etiquetar corretamente cada item recebido reduz drasticamente o risco de extravios. Empresas que lidam com um grande volume de bens de terceiros devem estabelecer rotinas periódicas de conferência e auditoria interna.
Bens Próprios em Poder de Terceiros
Por outro lado, quando uma empresa envia seus próprios bens para terceiros, seja para manutenção, reparo, locação ou qualquer outro motivo, é fundamental manter registros detalhados. Um dos principais problemas enfrentados por muitas empresas é o esquecimento desses ativos, o que pode resultar em prejuízos financeiros. É como se confiasse um maço de dinheiro na mão de um terceiro.
Para evitar a perda de controle, recomenda-se:
Emitir documentos de remessa específicos para cada saída de bem, detalhando o motivo do envio, destino e previsão de retorno;
Criar um controle interno para monitorar os bens enviados, com acompanhamento periódico da posição;
Confirmar a devolução assim que o bem retornar, registrando no sistema para evitar esquecimentos;
Alocar responsáveis pelo controle para garantir que nenhum item permaneça indefinidamente fora da empresa.
Controle de Remessa e Retorno dos Bens
As maiores falhas no controle patrimonial estão na falta de documentação adequada ao enviar ou receber bens. Algumas medidas podem garantir um controle eficiente:
Documentação Correta: Sempre que um bem for enviado ou recebido, deve ser feito com documentos fiscais apropriados, como Nota Fiscal de Remessa, Nota Fiscal de Retorno ou contratos de comodato ou locação, quando aplicável.
Registro no Sistema: Cada movimentação de bens deve ser devidamente registrada no sistema de gestão, permitindo rastreabilidade a quem precisar.
Ativos Cedidos a Terceiros: manter as contas no plano de contas, uma para “Ativos Cedidos a Terceiros” e outra conta para “Ativos Recebidos de Terceiros”, dentro da contabilidade, certamente ajudará muito nos seus controles.
Controle de Prazos: Quando o bem é enviado para manutenção, deve-se estipular uma previsão de retorno e acompanhar para evitar esquecimentos.
Inventário Periódico: A realização de inventários físicos ajuda a evitar perdas e garantir que todos os bens estão devidamente lançados no sistema.
Etiqueta de Identificação: Utilizar etiquetas padronizadas nos bens, permite um controle visual mais ágil e seguro.
Locação de Bens: O Risco da Perda de Controle
Empresas que alugam seus bens para terceiros, devem ter um controle ainda mais rigoroso, pois a falta de rastreabilidade pode gerar perdas financeiras significativas. Algumas práticas essenciais para evitar problemas podem ser:
Manter um contrato de locação detalhado, especificando prazos, valores e responsabilidades;
Criar um registro de saída para cada bem locado, identificando o cliente e o prazo de devolução;
Acompanhar periodicamente os bens locados, verificando a necessidade de renovação ou devolução;
Realizar auditorias internas para garantir que o saldo contábil dos bens locados, esteja batendo com seus controles gerenciais, em valor.
E para terminar..
A falta de controle sobre bens de terceiros e bens próprios em posse de terceiros, pode gerar prejuízos financeiros para a empresa. A única ferramenta capaz de garantir esse controle de forma eficaz é a contabilidade. Grandes empresas só alcançaram sucesso porque respeitam e aplicam os princípios contábeis em seus sistemas de gestão. O uso de boas práticas contábeis, aliado a sistemas eficientes, assegura uma administração patrimonial sustentável e duradoura. Independentemente do porte, adotar os princípios contábeis no controle, é essencial para uma boa gestão.
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