COMO CONTABILIZAR A VENDA ONLINE COM RECEBIMENTO ANTECIPADO

As vendas efetuadas via internet por pessoas jurídicas, nas quais o dinheiro é recebido antes da emissão de nota fiscal, criam um problema para o setor financeiro. Isso porque o dinheiro é recebido antes da nota, e, portanto, não é possível dar baixa em uma nota que ainda não existe. Algumas empresas “forçam” a baixa, na data do recebimento do dinheiro, para poder conciliar o saldo da conta bancária.

No entanto, a maioria dos sistemas não permite a baixa de uma nota fiscal, com data anterior à sua emissão, seguindo a lógica de que não é possível liquidar um documento, na data que ele ainda não existia. Diante disso, outras empresas acabam realizando a baixa no dia em que a nota fiscal é emitida, tendo então que fazer um ajuste no momento de conciliar o saldo da conta. O que fazer? Como contabilizar a venda online com recebimento antecipado?

O primeiro passo a contabilizar, envolve o registro da entrada de dinheiro. Suponhamos que o valor recebido pela venda efetuada foi de R$ 1.000,00. Este dinheiro entrou no banco, sob a promessa de entrega futura, antes da emissão da nota fiscal. Para registrar este primeiro passo, deve-se: debita a conta do banco e, como contrapartida, credita uma conta no passivo, denominada “adiantamento de clientes”, já que se trata de um compromisso a ser honrado com o cliente.

Para sistemas que não possuem este recurso de “adiantamento de clientes”, sugerimos, como alternativa, a abertura de uma conta corrente, similar à de um banco. Isso mesmo, uma conta corrente, a qual se dê o nome de “Adiantamento de Clientes”. No entanto esta conta, ficará no ativo, uma vez que estará junto das contas bancárias. Então, vamos pegar aqueles R$ 1.000,00 e fazer o lançamento. Você faz uma “transferência” entre contas, debita o banco onde o dinheiro entrou e credita esta conta de “adiantamento de clientes”.

Apenas isso, uma transferência. Você reconheceu que o dinheiro entrou no banco vindo de uma conta de “adiantamento de clientes”, que agora apresenta um saldo negativo de 1.000,00, porque há uma dívida para com o cliente, e a conciliação da conta está correta. Vamos supor que no dia seguinte, a nota fiscal foi emitida. Lembrando que, o intervalo entre a venda e a emissão da nota fiscal pode ser de um dia, de uma semana, ou até mais de um mês.

Mas, prosseguindo, vamos trabalhar com a hipótese de que a nota foi emitida um dia depois. Como efetuar a baixa dessa nota, utilizando os R$ 1.000,00 que está aguardando na conta “adiantamento de clientes”? Precisamos primeiro, registrar a emissão da nota fiscal. Você credita a conta “receitas de vendas”, e debita a conta “clientes a receber”. Assim, a existência dessa nota fiscal emitida, passa a ser reconhecida dentro do sistema.

No entanto, essa nota já está quitada, pois o pagamento foi recebido antecipadamente. Portanto, é necessário efetuar a baixa, debita os R$ 1.000,00 da conta “adiantamento de clientes” e credita a conta “clientes a receber”. E pronto, o saldo da conta “adiantamento de clientes” foi devidamente zerado, a nota fiscal agora está baixada, e a conciliação da conta corrente está batendo. Procedendo com os lançamentos dessa maneira, tudo fica correto e rastreável a qualquer momento.

Qualquer pessoa que deseje entender o passo a passo posteriormente, encontrará todos os registros no sistema. A empresa mantém controle total sobre cada movimentação financeira, seguindo o princípio da transparência. Desde cedo, é possível cultivar uma cultura de registro meticuloso no sistema, em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos.

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