CONTAS DE COMPENSAÇÃO, A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO CORRETA E RASTREABILIDADE DAS MOVIMENTAÇÕES.
- custoseganhosconsu
- 15 de jan.
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Foi realizada uma venda no valor de 10 mil reais para um cliente. No entanto, um dos produtos apresentou um problema, cujo valor correspondia a 100 reais. O cliente informou sobre a situação para que fosse resolvida. Como o valor representava apenas 1% do total, o problema foi solucionado de imediato: o cliente descartou o produto no local e concordou em pagar 9.900 reais. Assim, a questão foi resolvida satisfatoriamente.
O que aconteceu em seguida? Os 9.900 reais foram creditados na conta banco, e a baixa dessa nota foi registrada no Contas a Receber, resolvendo 99% do valor total. No entanto, o 1% restante, equivalente a 100 reais, permaneceu em aberto na fatura. A encarregada do Contas a Receber, Maria, considerou adequado dar baixa nesses 100 reais restantes, para evitar que o sistema exibisse um valor irrecuperável como pendente. Maria agiu corretamente.
Então, Maria efetuou a segunda baixa, no valor de 100 reais em uma conta genérica, apenas para eliminar o valor remanescente daquela nota. O Contas a Receber ficou regularizado. No entanto, Maria não tinha consciência das possíveis implicações dessa ação nos relatórios de fechamento de desempenho. A conta genérica que ela utilizou era, na verdade, uma conta de compensação, do ativo circulante.
Da nota fiscal no valor de 10 mil reais, 100% foram inicialmente classificados como receita de venda no momento da emissão. Contudo, 99% do valor retornaram à tesouraria, sendo creditados na conta bancária, enquanto 1% foi alocado na conta de compensação, permanecendo no ativo. Esse montante não foi transferido para o “hemisfério sul”, ou seja, para a conta de despesas. Ao ser questionada sobre a situação, Maria deu de ombros e respondeu: “Mas são só 100 reais, apenas 1% da nota, então está tudo certo."
Então, o seu superior, o senhor José, perguntou: “Maria, você tem 2 reais aí?” Maria respondeu que sim e, pegando o dinheiro do bolso, entregou a ele. O senhor José então disse: “Neste momento, o seu patrimônio ficou 2 reais menor, correto?” Maria argumentou: “São só 2 reais”. “Sim, são apenas 2 reais”, concordou o senhor José, “mas a questão é: como você vai registrar a saída desses 2 reais do seu bolso?”
Se você considerar que é um empréstimo, deverá registrá-lo na conta de “Empréstimos a Receber” e manter o valor em aberto até que seja reembolsado no futuro. Porém, você pode pensar: “São só 2 reais, não vale a pena ficar esperando que me devolvam.” Nesse caso, se optar por não esperar o retorno desse dinheiro, será necessário registrar no resultado e não no patrimônio", explicou seu José.
“Como você administra o dinheiro do seu bolso é problema seu. Tome aqui de volta os 2 reais", disse seu José, devolvendo o dinheiro. "Agora, preste atenção", continuou ele. "Na empresa, precisamos prestar contas de cada centavo que nos é confiado. Não importa o valor, seja grande ou pequeno, ele deve ser registrado de forma que qualquer pessoa, em caso de necessidade, possa rastrear e obter esclarecimentos posteriormente.
"Então, esses 100 reais que você baixou na conta de compensação, você acha que isso está correto? Esse valor ficou represado em uma conta que pertence ao ativo circulante, mas não foi transferido para o resultado. Se nenhum tratamento for dado, esses 100 reais permanecerão parados, aguardando um destino, por tempo indeterminado. E, ao fazer isso, você estará gerando uma informação incorreta no sistema da empresa, pois estará contabilizando como se, um dia, esses 100 reais fossem se transformar em dinheiro, o que não é verdade. Esses 100 reais já estão perdidos, tornaram-se um prejuízo e precisam ser registrados no resultado. Concorda?"
Vamos lá. Se o sistema financeiro for contábil, é possível baixar o valor do Contas a Receber diretamente na conta de resultado. Para isso, você credita o cliente e debita uma conta de despesa, que pode ser classificada como “Devolução por Defeito” ou “Perda por Qualquer Motivo”. Porém, é essencial que essa conta esteja devidamente alocada no grupo das Despesas.
Se o sistema financeiro for apenas financeiro, sem recursos contábeis, não será possível dar baixa do Contas a Receber diretamente para a conta de resultado. Nesse caso, será necessário baixar primeiro para uma conta de caixa, conta de compensação ou equivalente. A conta de compensação para onde esses 100 reais foram destinados está correta. O que falta fazer, nesse caso, é zerar essa entrada, pois esse valor não se transformará em dinheiro para a tesouraria nunca.
Como vamos dar a saída? Você deve acessar o Contas a Pagar e criar um título, associando a um credor próximo à despesa que receberá o lançamento. Pode ser uma devolução de venda daquele cliente, para vincular o problema ao caso específico dele, o que facilita o rastreamento quando for necessário. No entanto, se esse cliente não for um fornecedor, você precisará escolher um fornecedor para registrar essa despesa. Vamos supor que você tenha um fornecedor chamado “COMPENSAÇÃO”. Será nesse fornecedor que você criará um título no valor de 100 reais e, em seguida, fará a baixa, utilizando os 100 reais que estão na conta de compensação. Na baixa, a classificação da despesa deve ser alocada na conta de “Perda de Qualquer Natureza” ou o equivalente que a sua empresa escolher.
Pronto, ao fazer a baixa, você zerou o saldo da conta de compensação e gerou a despesa, que refletirá no prejuízo da venda. Agora, o DRE estará correto. No faturamento, constará a venda total de 10 mil reais, e na despesa aparecerão 100 reais de perda, resultando em um valor líquido de 9.900 reais, que coincidirá com o dinheiro que retornou para a tesouraria.
Ficou claro? Agora você entendeu? Daqui em diante, não permita que nenhum lançamento feito na conta de compensação fique sem a contrapartida; ela necessariamente precisará ser zerada. Não pode haver saldo nessa conta. Com a compensação zerada, basta puxar a consulta da razão contábil, onde estarão todos os lançamentos das movimentações, de débito e de crédito, com todos os valores que entraram e saíram. Dessa forma, a administração terá dados confiáveis e precisos, com a segurança de que a origem e o destino de cada centavo estão corretos.
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