CONTROLE DE MATERIAL DE ESCRITÓRIO: COMO GERENCIAR ESTOQUE E IMPLICAÇÕES FISCAIS
- custoseganhosconsu
- 26 de nov. de 2024
- 3 min de leitura
Hoje, vamos falar sobre o controle dos materiais de escritório. Mas antes, gostaria de aproveitar a oportunidade para agradecer a todos que nos acompanham, não só no Brasil, mas também em países como Angola, Moçambique, Portugal, Estados Unidos e em mais de 25 outras nações. Muito obrigado.
Bem, vamos ao assunto então. Quando se trata de gestão de pequenas empresas, muitos empreendedores adotam uma abordagem simplificada para o controle de materiais de escritório. Normalmente, quando um material é comprado, o valor total da nota fiscal é registrado diretamente como despesa do mês, sem considerar o estoque.
Isso facilita a administração no curto prazo, mas pode não ser o método mais eficiente para um controle financeiro rigoroso, especialmente se a empresa quiser um controle mais detalhado dos seus recursos. A pergunta que surge é: é necessário ou é facultativo registrar o material de escritório no estoque? E quem está obrigado a fazer esse controle para fins fiscais?
Vamos entender as nuances dessa questão e explorar os melhores métodos para gerenciar o material de escritório, considerando tanto o controle interno da empresa quanto as exigências fiscais.
Material de Escritório: é Despesa ou Estoque?
A primeira reflexão a ser feita é sobre como os materiais de escritório são tratados do ponto de vista contábil. Quando uma empresa adquire materiais de escritório, ela pode, sim, optar por lançá-los como despesa no momento da compra, considerando-os como gastos operacionais do mês. Isso é bastante comum em empresas de pequeno porte, especialmente aquelas que não têm uma equipe contábil dedicada ou sistemas de gestão mais robustos.
No entanto, o procedimento ideal, do ponto de vista contábil e fiscal, seria tratar esses materiais como estoque, ou seja, registrá-los no ativo circulante. Nesse caso, os materiais comprados não seriam lançados diretamente como despesa no momento da compra, mas sim como parte do inventário da empresa. A medida em que os materiais forem sendo utilizados (por exemplo, canetas, papel sulfite, ou outros itens), o valor correspondente seria transferido para a despesa. Isso permite que a empresa tenha um controle mais preciso do consumo de materiais e, ao mesmo tempo, facilita a gestão dos custos.
É Obrigatório Controlar Estoque de Material de Escritório?
Em relação à obrigatoriedade, a resposta depende do porte da empresa e de sua forma de tributação. De acordo com a norma contábil brasileira, os materiais de escritório são classificados como bens de consumo, ou seja, produtos que são consumidos no curso das atividades da empresa e não possuem uma vida útil prolongada. A forma de contabilizar esses materiais pode variar conforme o regime de tributação adotado pela empresa.
Microempresas, e Empresas Optantes do Lucro Presumido
Para microempresas, empresas de pequeno porte e empresas optantes do lucro presumido, a contabilidade simplificada geralmente permite que esses itens sejam registrados diretamente como despesa, sem a necessidade de controlar individualmente o estoque de materiais de escritório. No entanto, isso não significa que a empresa não possa adotar um controle mais detalhado se desejar.
Empresas Optantes do Lucro Real
Para as empresas que adotam o regime de Lucro Real, é obrigatório lançar no estoque, a aquisição de materiais de escritório. O lançamento para o resultado, pode ser feito somente no mês da efetiva utilização, quando ele sai do estoque e desce para despesas.
Porque, do ponto de vista fiscal, os bens que ainda estão no estoque são considerados patrimônio e não despesas.
Como Implementar o Controle de Estoque de Material de Escritório?
Para empresas que desejam implementar um controle de estoque mais rigoroso, há algumas dicas que podem ser adotadas:
1ª Classificação de Itens: Pode organizar os materiais de escritório em algumas categorias, como papel, canetas, grampeadores, etc., para facilitar o acompanhamento.
2ª Controle de Consumo: Registre o consumo dos materiais à medida que eles são utilizados nos departamentos. Por exemplo, quando o setor de vendas solicita papel sulfite, registre a saída desse item do estoque e a transição para a despesa.
3ª Uso de Software de Gestão: Mesmo empresas pequenas podem se beneficiar de softwares de gestão de estoque, que são acessíveis e intuitivos. Ferramentas simples de controle de estoque podem automatizar o processo de lançamento e permitir um controle mais eficiente, que ajuda na prevenção de furtos.
4ª Auditorias Regulares: Fazer auditorias periódicas, ajuda a conferir a precisão do estoque e garantir que não haja divergências entre o que está registrado e o que realmente existe.
Embora o controle de estoque de materiais de escritório não seja obrigatório nas pequenas empresas, adotar esse modelo incentiva quem busca melhorar a cultura do controle interno, baseado na transparência dos processos. Uma empresa só se tornará grande, estruturando seus controles desde pequeno, imitando o modo como as grandes corporações operam.
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