CONTROLE PATRIMONIAL E GESTÃO DE ATIVOS: INVENTÁRIO DOS BENS DA EMPRESA
- custoseganhosconsu
- 6 de mar.
- 4 min de leitura
O controle patrimonial é essencial para garantir que os bens da empresa sejam gerenciados de forma eficiente, evitando desperdícios, perdas e inconsistências contábeis. Muitas empresas não possuem um controle adequado de seus ativos, o que pode comprometer a decisão financeira do negócio.
Vamos apresentar quatro estágios de evolução no controle patrimonial, ajudando você a identificar em qual nível, sua empresa se encontra e como pode aprimorar a gestão dos seus ativos.
1ª Fase: Empresa ainda sem Controle Patrimonial
Neste estágio, a empresa ainda não possui nenhum tipo de controle sobre seus bens do ativo imobilizado. Equipamentos, máquinas, instalações, móveis ou veículos são adquiridos e utilizados sem um registro adequado, o que pode levar a situações como:
• Bens que desaparece sem ninguém saber para onde foram;
• Compras desnecessárias por falta de conhecimento sobre o que já possui;
• Dificuldade na apuração de valores contábeis e fiscais;
• Despesas inesperadas devido à falta de manutenção preventiva.
Aqui, o empresário pode até perceber que precisa de um controle, mas a falta de conhecimento, faz com que a gestão dos bens, seja postergada para depois, talvez no futuro.
2ª Fase: Controle em Planilhas (controle manual e improvisado)
Nessa fase, a empresa já tomou consciência da necessidade de um controle mínimo dos bens, e começa a registrar em planilhas, listando informações como: data de aquisição, valor de compra, localização, responsável pelo uso, vida útil estimada, etc.
Esse é um primeiro passo, pois já ao menos consegue visualizar o rol dos bens. No entanto, o controle manual pode levar a erros, como falhas na atualização de dados, inconsistências e dificuldades na auditoria dos ativos. Além disso, a empresa ainda não conta com um sistema de depreciação automática, o que compromete a precisão dos relatórios financeiros.
3ª Fase: Controle no Sistema (Gestão Intermediária, Ainda Não Integrada)
Com o crescimento da empresa, a planilha se torna insuficiente, e surge a necessidade de um software específico para gestão patrimonial. Nesta fase, a empresa investe em um sistema de controle de ativo, mas ainda de forma isolada, sem integração com o ERP e com a contabilidade. Alguns avanços dessa fase incluem: o cadastro detalhado dos bens em um sistema especializado, o controle de movimentação e localização dos ativos, cálculo automatizado da depreciação, relatórios gerenciais mais precisos, etc.
No entanto, sem a integração completa com os demais setores da empresa, ainda existem desafios, como a necessidade de inserção manual de dados na contabilidade e possíveis divergências entre o sistema de controle patrimonial e os registros contábeis.
4ª Fase: Controle Integrado com ERP e Contabilidade (Gestão Avançada e Profissional)
Aqui, quando a empresa atinge um nível de maturidade, o controle patrimonial passa a ser rotina, com um sistema totalmente integrado ao sistema da empresa, com a contabilidade e à gestão financeira. Nesta fase, a empresa conta com:
• Cadastro completo e atualizado dos ativos, com etiquetas de patrimônio;
• Controle de movimentação e rastreabilidade em tempo real;
• Cálculo de depreciação integrado ao balanço contábil;
• Planejamento de manutenção preventiva para evitar perdas;
• Inventário patrimonial periódico para garantir a precisão dos dados.
Nesse nível de controle, garante total transparência dos recursos, permitindo que a empresa tenha uma visão clara sobre seus bens e os custos de depreciação, passam a compor os custos dos produtos ou serviços, naturalmente.
Etiqueta de Patrimônio – Numeração única para identificar cada bem, que foi imobilizado no ativo da empresa. Pode usar o código QR, nas etiquetas, que, ao ser escaneado com o celular, exibe informações como a data de aquisição, o valor do bem e até pode associar o desempenho acumulado desse bem, como horas trabalhadas, valor produzido e, inclusive, uma mini demonstração de resultado por bem. Isso é particularmente útil para as empresas que possuem muitos bens de capital, como uma empresa de ônibus, que possui apenas ônibus e deseja monitorar o desempenho de cada veículo, ou uma indústria que possui várias máquinas injetoras, que precisa acompanhar o desempenho de cada máquina.
Ainda assim, alcançar 100% é uma tarefa muito difícil, até mesmo para as empresas mais organizadas. Isso porque dominar a movimentação de cada bem, seja de um setor para outro ou de uma filial para outra, exige uma cultura e uma conscientização elevadas, para que cada funcionário tenha o cuidado de realizar a movimentação com o objetivo de atingir a meta de 100%.
Onde Sua Empresa Se Encontra?
Agora que você conhece os quatro estágios de evolução no controle patrimonial, avalie em qual fase sua empresa se encontra e trace um plano de melhoria. Mesmo que sua empresa ainda esteja na primeira fase, é possível avançar gradativamente, passando pelo uso de planilhas até a adoção de um sistema mais robusto e integrado.
Tenha cuidado para não se apegar em bens de baixo valor, como mesas, cadeiras, impressoras, fax, etc. que tem em quantidade nos diversos setores, o que pode desanimar diante do tamanho da tarefa. Gastar energia tentando controlar ativos de pequeno valor, que já não são utilizados ou nem funcionam mais, mas continuam constando no ativo imobilizado, pode ser um esforço em vão. Muitas vezes, nem se sabe onde esses bens estão, e, se foram perdidos, pode ser que tenham até sido descartados, mas não foram baixados do patrimônio.
Comece pelos bens de alto valor, como a aquisição de uma máquina nova. Na maioria das empresas, cerca de 80% do valor do patrimônio está concentrado nos 20% dos bens de maior valor. Portanto, inicie o mapeamento desses 20%, pois assim você terá a maior parte do controle sobre o patrimônio. Após criar o hábito, vá avançando gradualmente. Se estiver em 50%, estabeleça a meta de alcançar 60% ou 70% nos próximos anos. Na medida que for evoluindo, a equipe se motivará a buscar cada vez mais se aproximar da meta de 100%.
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