CONTROLE RIGOROSO DE COMPRAS PARA MELHORAR OS RESULTADOS FINANCEIROS
- custoseganhosconsu
- 24 de set. de 2024
- 4 min de leitura
Se você enfrenta a dificuldade crônica de compras excessivas em seu negócio, hoje vamos compartilhar algumas dicas práticas para implementar um controle rigoroso nas compras de insumos e aprimorar a gestão de estoque, com o objetivo de melhorar o resultado financeiro.
Primeiro, identifique o índice de compras em relação à receita de faturamento. Monitore a porcentagem que as compras representam da receita, mês a mês e no acumulado do ano. Se o seu nível de compras estiver dentro do índice esperado, então parabéns: sua gestão de estoque e o método de compras estão adequados.
Agora, se suas compras estiverem acima do índice esperado e essa tendência for crescente, isso pode indicar falhas no seu método de controle de estoque e no processo de compras.
O segundo ponto a monitorar é se você está enfrentando dificuldades no pagamento das compras de insumos. Se as compras estão acima do índice esperado, é lógico que pode faltar dinheiro para pagar essas compras. A falta de dinheiro é um indicador eficiente de falhas no processo. Podemos concluir com relativa facilidade que a falta de dinheiro resulta de uma saída maior de recursos, pois o valor pago está desproporcionalmente maior do que o valor recebido das vendas.
E qual é a solução para isso? O que deve ser feito para corrigir essa distorção? A resposta é tomar medidas para ajustar o nível de compras dentro do parâmetro esperado. O problema surge quando o esforço para adequar o nível de compras não tem efeito, pois o problema já se tornou crônico. Assim como em uma doença, um problema crônico é mais difícil e demorado de resolver, pois é necessário identificar e neutralizar a origem do problema.
Um problema crônico na compra de insumos, na maioria dos casos, reflete o modelo mental do administrador. A pessoa responsável pelo CNPJ, o responsável pela gestão da empresa, aquela que toma as decisões, tem seu próprio modo de pensar, e isso não é diferente quando se trata de controle de estoque e métodos de compra.
Se o modelo mental do dirigente for rigoroso e disciplinado, naturalmente seu processo na empresa refletirá esse rigor e disciplina. Por outro lado, se o responsável tiver um modelo mental indisciplinado, relaxado e fraco no controle, a política de gestão de estoque e o processo de compra serão afetados por esse modelo mental.
Um modelo frouxo acaba atraindo aproveitadores ao seu redor, no clássico padrão de que “os semelhantes se atraem”. O gestor frouxo tende a atrair fornecedores e funcionários igualmente frouxos e desonestos em sua atitude, o que contribui para a perpetuação do problema crônico.
É quando parceiros, fornecedores, clientes e funcionários percebem a vulnerabilidade da empresa e passam a se aproveitar da situação. Os fornecedores identificam a facilidade de entregar produtos de qualquer forma e divulgam essa informação entre seus colegas. Em pouco tempo, outros fornecedores também começam a fornecer mercadorias em condições fraudulentas, seja na quantidade, na qualidade ou no preço.
Os funcionários, mais cedo ou mais tarde, acabam aderindo a essa cultura, conferindo menos a qualidade do trabalho e agindo de maneira mais frouxa, pois qualquer problema pode ser resolvido simplesmente comprando mais. O estoque excedente é negligenciado até estragar e ser descartado sem preocupação, já que ninguém está monitorando o lixo. E aqui vai um alerta adicional: monitore sempre o volume de resíduos que sua empresa está descartando. Qualquer aumento no índice de lixo pode ser um sinal de problemas.
Como melhorar um problema crônico de frouxidão no controle? Primeiro, é essencial obter a classificação “R” de rigoroso, junto aos seus fornecedores. Uma vez que essa reputação se espalhe, será mais difícil para os fornecedores tentar enviar qualquer produto para sua empresa, pois a percepção de que você é rigoroso em suas compras dificulta esse tipo de prática. Se sua empresa for percebida como “F” de frouxo, é comum que os fornecedores rotulem informalmente os clientes dessa forma, direcionando produtos rejeitados para aqueles CNPJs classificados como “F”.
Essa situação contamina todos os aspectos da empresa, desde a compra de material de escritório até a aquisição de embalagens e descartáveis. Tudo começa a sair do controle, transformando-se em uma verdadeira “festa dos ratos”. O proprietário vê seus esforços se esvaírem, o dinheiro escorrendo entre os dedos e desaparecendo sem saber para onde está indo.
Portanto, trabalhe para conquistar a classificação “R” de rigoroso. Incorpore na cultura da empresa a prática de inspecionar as mercadorias ao receber, verificando a quantidade, a qualidade, o peso e o preço. Lembre-se de que o entregador pode usar diversos truques para enganar os estabelecimentos classificados como “F”.
Comece conferindo 100% das entregas para aplicar um tratamento de choque inicial. Com o tempo, você pode reduzir essa inspeção para, digamos, 50%. Seu pessoal também se acostumará a classificar cada fornecedor, identificando quais são confiáveis e quais precisam ser conferidos em todas as entregas. Quando conseguir alterar a classificação no fornecedor para “R” de rigoroso, a inspeção pode ser feita por amostragem. A repetição dessa prática se tornará parte da cultura da empresa, e todos os envolvidos passarão a agir conforme o nível de rigor estabelecido. É essencial trabalhar para construir e manter essa cultura.
Por fim, adote o método de “pagar boleto somente com assinatura”. Comece a assinar todas as notas e boletos, incluindo contas de água, luz, telefone e gás, anotando o valor pago nos últimos 3 meses. Assine cada nota assim que ela chegar ao estabelecimento. Reserve meia hora no início da manhã para esse ritual diário de assinatura de notas.
Implemente a cultura do “não pague nada sem assinatura”. Embora possa ser trabalhoso no início, é crucial para a gestão financeira da empresa. A equipe pode levar um tempo para se acostumar com esse método, mas é essencial para o controle financeiro. Adote o princípio da dupla checagem para garantir que seu controle minimize o risco de pagar o mesmo boleto duas vezes.
Se o empreendedor tem um modelo mental frouxo em relação ao controle, isso em si não é o problema. O problema é permitir que a cultura de controle na empresa permaneça frouxa. Para resolver isso, você pode mudar sua postura ou contratar pessoas que já possuam um modelo rigoroso de controle.
Ao implementar um controle rigoroso, você ficará surpreso com o que estava pagando anteriormente. Com a elevação constante e contínua no nível de controle, você observará uma melhoria significativa, reconquistando um índice satisfatório de rentabilidade e garantindo segurança e prosperidade para todos.
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