CULTIVE O HÁBITO DE CONFERIR O BALANCETE

Um escritório de contabilidade cuida da contabilidade de muitas empresas e no meio de tantos papéis pode ocorrer, de vez em quando, erros que podem gerar prejuízo ao cliente. Isso porque, ao mesmo tempo que podem ser erros pequenos e irrelevantes, podem ser grandes e desastrosos. Por isso, é fundamental ter mecanismos para tentar sanar, o máximo possível, a probabilidade de ocorrer equívocos, como os mencionados abaixo:

O primeiro caso diz respeito a um fabricante de farinha de trigo. A empresa lançava na contabilidade as notas de entrada e de saída e não tinha o costume de conferir o estoque físico. Passaram-se anos e, um dia ao verificar o estoque, descobriu que não existia farinha. E, ao analisar a situação a empresa percebeu que em cada carregamento existia uma pequena perda de pó que ficava suspensa no ar e ia desaparecendo. E, com a falta de verificação periódica, a diferença entre a teoria e a realidade foi aumentando até zerar o estoque.

O segundo caso diz respeito a uma empresa que estava com os impostos em atraso e que, por esse motivo as pessoas envolvidas não davam a devida atenção na geração das guias de impostos. Dessa forma, em uma ocasião, a contabilidade errou na digitação e gerou uma guia com um valor bem maior do que era para ser e ninguém percebeu por que foi direto na gaveta dos não pagos.

O tempo passou e os responsáveis só se deram conta quando receberam a notificação de cobrança do atraso. E, na ocasião, tiveram um grande trabalho para provar a inocência do caso, coisa que poderia ter sido evitado se seguissem o hábito de conferir periodicamente o balancete.

O terceiro caso é o de uma empresa que teve o veículo furtado. Foi realizado um boletim de ocorrência, a companhia de seguro reembolsou o valor e com o dinheiro a empresa comprou outro veículo. Porém, quando a empresa precisou de um balanço para preencher um cadastro identificou que tinha dois veículos no imobilizado, o que fora furtado e o novo adquirido. Ou seja, o escritório de contabilidade, por alguma razão, deixou de lançar a baixa do veículo furtado. Felizmente este caso foi corrigido antes da entrega da declaração anual.

Esses casos demonstram que é recomendado ter prudência e um mecanismo de conferência periódica para evitar que pequenas distorções não se tornem uma grande dor de cabeça no futuro.

Por isso, é importante que se cultive o hábito de pedir o balancete de verificação para o seu contador, no mínimo anualmente, para se comparar com números reais da empresa, de forma a identificar eventuais problemas em andamento para poder corrigir antes que se torne grandes problemas.

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