DÉBITO AUTOMÁTICO DE CONTAS: COMO LANÇAR NO SISTEMA E MANTER O CONTROLE
- custoseganhosconsu
- 19 de nov. de 2024
- 4 min de leitura
O débito automático é uma facilidade que muitas empresas utilizam para simplificar o pagamento de contas recorrentes, como água, luz, telefone e outros. Apesar da praticidade, essa forma de pagamento não substitui a necessidade de monitoramento e controle. Infelizmente, o que muitas vezes acontece é que o responsável pelo financeiro, se acomoda com a automação do débito e acaba negligenciando o processo de acompanhamento e registro, o que pode resultar em contas esquecidas, lançamentos incorretos e até valores em atraso. Manter um controle rigoroso é fundamental para evitar surpresas desagradáveis e assegurar que a contabilidade da empresa e o controle interno esteja sempre atualizada e precisa.
1. A Importância do Controle do Débito Automático
Embora o débito automático seja uma solução prática, ele não elimina a necessidade de um processo cuidadoso de verificação e registro. Ao deixar o pagamento de contas essenciais, como água, luz, telefone e outras contas, no débito automático, você garante que os valores serão pagos na data de vencimento, evitando juros e multas por atraso. No entanto, sem o devido controle, existe o risco de se perder o acompanhamento dos valores debitados ou de esquecer de registrar e arquivar as faturas pagas. Esse descuido pode comprometer a precisão dos relatórios financeiros e até causar problemas em auditorias futuras, quando o histórico de pagamentos precisar ser consultado.
2. Práticas Recomendadas para Controle das Contas em Débito Automático
Para assegurar um controle eficaz das contas no débito automático, é importante instituir um processo que envolva tanto o recebimento das faturas quanto o acompanhamento e registro dos débitos. Aqui estão algumas práticas recomendadas:
1ª Imprimir ou Salvar a Fatura Recebida: Assim que a conta for emitida e enviada, seja por e-mail ou pelo correio, o ideal é salvar uma cópia digital em PDF ou imprimir, e arquivar, ficando disponível para consulta. Isso facilita o acesso e a verificação, caso surjam dúvidas ou discrepâncias.
2ª Anotar os Pagamentos dos Meses Anteriores: Ao receber uma nova fatura, compare o valor atual com os dois últimos meses. Anote os valores de agosto e setembro, por exemplo, ao receber a conta de outubro. Essa comparação permite identificar facilmente, possíveis aumentos inesperados ou variações que devem ser investigadas. Registrar os valores anteriores cria um histórico que pode ser rapidamente consultado.
3ª Aprovação e Assinatura: Submeta o documento para assinatura de um superior, que só assina se tiver anotado o histórico anterior. Esse passo é importante tanto para controle interno quanto para assegurar que qualquer irregularidade detectada no valor da fatura, seja devidamente analisada antes do débito ser efetuado.
4ª Registro do Comprovante Após o Débito: Após o pagamento ser debitado automaticamente, imprima o comprovante, para arquivar junto com a fatura correspondente. Esse comprovante serve para fechar o ciclo de pagamento e cria uma documentação completa para ser enviado para a contabilidade. A manutenção de um registro organizado simplifica tanto o acompanhamento do fluxo de caixa quanto eventuais verificações contábeis.
3. Rotina e Consistência para Evitar Esquecimentos
É comum que, ao depender do débito automático, os responsáveis pelo setor financeiro se sintam confiantes de que “tudo está resolvido” e abandonem o processo de verificação regular. No entanto, é essa negligência que pode resultar em problemas, como faturas em aberto por uma eventual falha no sistema de débito automático, débitos indevidos ou valores excessivos que passam despercebidos. Estabelecer uma rotina consistente para o monitoramento das contas que estão em débito automático, permite ao responsável do financeiro, ter visibilidade do processo e minimiza o risco de eventuais erros.
Para manter o controle, pode criar um “checklist” mensal para garantir que todas as contas recorrentes foram recebidas, registradas e enviadas para a contabilidade. Além disso, fazer reuniões periódicas com superiores para avaliar o histórico de despesas e discutir eventuais mudanças de padrão nos gastos mensais, como aumentos recorrentes na conta de energia ou água, o que pode indicar problemas internos que precisam ser solucionados.
4. Como Lançar no Sistema e Fechar o Ciclo de Pagamento
A efetivação do pagamento no débito automático é apenas uma parte do processo. Um controle eficaz exige que o ciclo de pagamento seja devidamente concluído com o lançamento no sistema contábil e a emissão do comprovante para fechar o lote de pagamento. Ao lançar a fatura no sistema, veja alguns cuidados:
1º Lance o Valor na Conta Correta: Certifique-se de registrar o valor da fatura na conta apropriada no sistema de contabilidade, como “Despesas de Água” ou “Despesas de Energia Elétrica”.
2º Inclua o Comprovante de Débito: Após a realização do débito, anexe o comprovante na fatura. Esse procedimento assegura que todas as despesas pagas estejam, cada fatura com o seu comprovante correspondente.
3º Enviar o Lote para a Contabilidade:
Ao final de cada mês, ao fechar o lote do movimento financeiro, inclua as despesas pagas via débito automático junto com os demais pagamentos enviados à contabilidade, para que sejam tratados como qualquer outro documento. Pense em facilitar o trabalho da contabilidade, juntando os comprovantes de cada pagamento com as faturas ou boletos correspondentes.
5. Benefícios do Controle Rigoroso nas Contas em Débito Automático
Ao adotar um processo organizado para o controle das contas em débito automático, você reduz a possibilidade de surpresas indesejadas, como aquela empresa que ficou sabendo da falta de pagamento, quando a companhia cortou a luz. Além disso, a prática de arquivar comprovantes e manter um histórico permite uma visão mais clara e analítica sobre os gastos fixos do negócio, oferecendo dados confiáveis para a tomada de decisões e para o planejamento financeiro.
6. O Débito Automático como Ferramenta de Eficiência, Não de Descontrole
O débito automático pode ser uma ferramenta valiosa para o controle financeiro de empresas de qualquer porte, desde que usado com a atenção e o acompanhamento necessários. Com um processo bem estruturado, que inclui o recebimento e verificação das faturas, a comparação com pagamentos anteriores, a aprovação e assinatura, e o arquivamento dos comprovantes, você consegue garantir que o pagamento automático seja um facilitador, e não um ponto de vulnerabilidade no controle das despesas. Lembre-se, o pagamento automático apenas agiliza uma etapa do processo; cabe ao responsável pelo financeiro manter a organização e transparência do processo, assegurando que todas as informações estejam corretas e bem documentadas.
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