HÁBITO DE VERIFICAÇÃO FINANCEIRA DIÁRIA: CONTAGEM DE CAIXA AO INÍCIO E TÉRMINO DO DIA OU TROCA DE TURNO
- custoseganhosconsu
- 20 de jun. de 2024
- 3 min de leitura
A responsável pelo caixa tem o hábito de contar o dinheiro toda manhã, assim que chega e inicia o expediente. A primeira tarefa que realiza é abrir a gaveta, contar o dinheiro e anotar a soma atual. Em seguida, registra no sistema, inserindo a data, a hora e o valor do momento. Somente depois disso, ela se junta aos colegas para tomar o café. Posteriormente, retorna para realizar os lançamentos e fechar o saldo do caixa.
No entanto, antigamente não era assim. No passado, ela contava o dinheiro a qualquer hora do dia, quando lhe dava na telha, e às vezes deixava passar o dia sem fazer a contagem. Era comum lidar com diferenças no caixa. O pior de tudo é que ela achava chique ter diferenças no caixa, pois isso conferia um status de alguém importante que vivia conferindo as discrepâncias.
Um dia, ela visitou uma empresa onde a responsável pelo caixa tinha um ritual de contagem do dinheiro duas vezes por dia: de manhã, antes de iniciar o trabalho, e no final do dia, antes de sair, sempre no mesmo horário. Com esse ritual, as diferenças são localizadas e classificadas, seja se ocorreram durante o turno da noite ou durante o dia, sob sua responsabilidade. Ela resolve a questão sem fazer alarde sobre as diferenças no caixa.
A partir dessa visita e observação, ela percebeu que estava trabalhando de forma errada e que as diferenças no caixa não deveriam existir. A primeira medida que passou a tomar foi determinar a primeira hora do dia para realizar a contagem, antes de se envolver com as correrias do dia a dia.
Assim que passou a fazer isso todos os dias, sempre no mesmo horário, esse ritual tornou-se um hábito. As diferenças desapareceram, pois a memória conseguia lembrar dos lançamentos recentes. Portanto, quando uma diferença era localizada no dia, era muito mais fácil encontrar o lançamento ou o comprovante que estava faltando. Ela então cobrava imediatamente de quem pegou o dinheiro e ainda não havia retornado o comprovante.
Com o tempo, as pessoas começaram a aprender que, se demorassem para retornar com os comprovantes, seriam cobradas. Elas passaram a se comportar de acordo com o que era cobrado e isso se tornou um hábito: trazer todos os comprovantes logo no início do dia, apenas para evitar serem cobradas.
Outra coisa que ela percebeu foi a grande quantidade de despesas que estavam sendo pagas em dinheiro. Ela viu que muitas delas poderiam ser pagas por boleto bancário ou por transferência via PIX, sem a necessidade de passar pelo caixa. Desde então, vem reduzindo a quantidade de pagamentos em dinheiro. Com o apoio do seu superior, está transferindo tudo o que é possível para ser pago via banco, aproveitando a vantagem de que os pagamentos ficam registrados, proporcionando maior segurança.
A segurança reside no fato de que, quanto menor for a quantidade de pagamentos feitos em dinheiro, menor será o risco de uma eventual fraude que possa afetar um caixa mal administrado. Com menos transações em dinheiro, a atenção dedicada a cada pagamento aumenta, e quando o saldo do caixa é regularmente conferido e reconciliado, proporciona uma sensação de tranquilidade durante todo o processo. O hábito, fortalecido pela cultura interna de disciplina no manejo do dinheiro, resulta em colaboração mútua para manter os registros sempre atualizados. Isso assegura a segurança e a prosperidade de todos os envolvidos no processo.
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