PAGUE CADA NOTA COM UM ÚNICO BOLETO E MELHORE A PRODUTIVIDADE DO SETOR FINANCEIRO
- custoseganhosconsu
- 24 de set. de 2024
- 4 min de leitura
Pague cada nota com um único boleto. O que leva um empreendedor a parcelar o pagamento de uma nota em vários vencimentos? Acreditar que isso alivia a pressão sobre o fluxo de caixa? É um erro pensar que aumentando o número de parcelas pode ajudar na saúde financeira de um negócio.
Pelo contrário, quanto mais parcelas você tiver para pagar, maior será o seu custo operacional, pois terá que lidar com um volume maior de documentos e processos circulando dentro da sua empresa. Pagar parcelado prolonga a conclusão do processo até a liquidação da última parcela.
Especialmente na compra de insumos diários, aqueles itens de uso contínuo na empresa, não faz sentido adotar mais de uma parcela no pagamento. Imagine que você compra, por exemplo, material de escritório uma vez por mês e decide pagar em três boletos, com vencimento em 30, 60 e 90 dias. No mês seguinte, você fará outra compra, que também terá vencimentos em 30, 60 e 90 dias. Assim, os boletos de 60 dias da primeira compra se somam aos de 30 dias da segunda, e assim por diante. Em cada mês, você estará lidando com vários boletos de compras anteriores, e a essa altura já será difícil lembrar a que compra se refere.
Uma situação muito diferente é quando você adquire um bem de valor elevado, como uma máquina ou um equipamento com durabilidade de vários anos. Nesses casos, o pagamento parcelado pode realmente ajudar no fluxo de caixa e vale a pena considerar um maior número de parcelas. Além disso, é importante avaliar as opções de financiamento oferecidas por órgãos públicos de fomento, como o BNDES, que disponibiliza linhas de crédito com juros bem mais baixos.
Fora esses casos, nas compras normais, que são essenciais para a operação, sem sombra de dúvida deve-se adotar o princípio do “um por um”, ou seja, um pagamento para cada nota de aquisição. Com esse método, você liquida cada operação de uma vez, completando o processo de cada compra em um único fluxo. Isso facilita o manejo dos documentos, reduz o custo de arquivamento e diminui o volume de papéis enviados para a contabilidade.
O pior cenário ocorre quando uma empresa, com fluxo de caixa apertado, entra na obsessão de achar que parcelar pagamentos ajudará a aliviar a situação financeira e acaba aceitando parcelas com vencimentos semanais. Por exemplo, uma compra com vencimentos em 14, 21 e 28 dias. Embora sejam três boletos, todos vencem em menos de 30 dias. Que alívio isso traz para o financeiro? Nenhum. Pelo contrário, isso cria um verdadeiro inferno de pagamentos. A pessoa responsável pelo processo acaba sobrecarregada, lidando durante três semanas com boletos que vencem, cópias da nota de origem, comprovantes de pagamento e toda a burocracia, tudo isso para quitar uma nota de valor irrisório, como R$ 300, dividida em três boletos de R$ 100. Já imaginou?
E quando esse estressante volume de trabalho e retrabalho toma conta do escritório, o risco de perder o controle sobre o processo aumenta significativamente, criando condições propensas a erros, como pagar duas vezes o mesmo boleto ou esquecer de quitar um deles. Essa confusão pode facilitar a entrada de fraudes, pois em um ambiente desorganizado, não demora para que pessoas mal-intencionadas identifiquem oportunidades para tirar vantagem de quem trabalha cegamente, sem uma estratégia clara. Por isso, cuidado: “grandes erros são cometidos pouco a pouco”.
Para sair dessa situação, comece adotando uma regra para o valor mínimo de cada boleto. Por exemplo, a partir de hoje, o valor mínimo para cada parcela será de mil reais. Assim, compras de até R$ 1.999 serão pagas em um único vencimento. Para compras acima de R$ 2.000, você poderá parcelar em duas vezes. E para valores superiores a R$ 3.000, o parcelamento será em três vezes. Com essa medida, que não afetará seu fluxo de caixa, você elimina todos os boletos de valores menores.
Depois de um tempo, eleve essa régua, aumentando o valor mínimo da parcela de mil reais para dois mil reais. Assim, compras de até R$ 3.999 passarão a ser pagas em um único vencimento, enquanto apenas compras acima de R$ 4.000 poderão ser parceladas em dois boletos. Com essa medida, o volume de papéis circulando no setor financeiro será drasticamente reduzido, e a produtividade do escritório melhorará.
Com o tempo, após se acostumar com esse novo valor, você poderá aumentar a régua anualmente, até chegar a se livrar do parcelamento, pagando até mesmo boletos de R$ 30.000 ou R$ 50.000 em um único pagamento. No início, isso pode assustar quem não está habituado, mas com o tempo, isso se tornará o novo normal. O setor financeiro deixará de se alarmar ao lidar com boletos de valores altos.
Quando sua empresa alcançar esse estágio, estará pagando cada compra em uma única vez, finalizando o processo de forma eficaz. Você estará trabalhando menos e produzindo mais. O setor financeiro deixará de ser escravo dos papéis e se tornará o gestor de um processo inteligente e eficiente. Todos ganham com isso: os funcionários terão tranquilidade e liberdade para cumprir suas tarefas, e os fornecedores, ao receberem o pagamento de uma só vez, também funcionarão de maneira mais leve e eficiente na sua administração.
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