QUEBRA DE CAIXA: COMO LANÇAR NO SISTEMA COMPROVANTES COM DIFERENÇA DE ARREDONDAMENTO
- custoseganhosconsu
- 24 de jun. de 2024
- 2 min de leitura
Atualizado: 25 de jun. de 2024
A gestão de caixa é um aspecto crucial para a saúde financeira de qualquer empresa. Pequenas diferenças, como a de um centavo, ao lidar com o troco, podem parecer insignificantes, mas esses centavos arredondados, vão se acumulando e podem causar divergências notáveis na contabilidade. Como registrar corretamente um comprovante no valor de R$ 26,99, por exemplo, e como apropriar a diferença de um centavo resultante do arredondamento.
No dia a dia do caixa, é comum arredondar valores quando são apresentados comprovantes de despesas que não têm múltiplos de moedas para troco. Por exemplo, uma despesa de R$ 26,99 será paga com R$ 30,00 em dinheiro, deixando um centavo faltando no caixa.
Se o comprovante for no valor de, digamos, R$ 6,87, como será lançada essa despesa na saída do caixa? Se for pago R$ 6,90, ficará faltando 3 centavos no caixa. Se for pago R$ 6,85, sobrarão 2 centavos no caixa. Um ou dois centavos não matam ninguém, mas ao longo dos dias, várias transações assim podem criar discrepâncias na contabilidade.
Então, o correto é registrar no sistema, na saída da conta caixa, o valor nominal do comprovante fiscal, não importando qual seja o valor pago. Assim, um comprovante fiscal de R$ 26,99 será lançado como R$ 26,99 no sistema. Um comprovante de R$ 6,87 será lançado como R$ 6,87 na conta caixa do sistema. É importante ficar com a diferença da quebra de troco durante o dia. Ao fechar o caixa no final do dia, após contar o dinheiro, verificar quanto está faltando ou sobrando de diferença.
A recomendação é que, se a diferença for inferior a um valor pré-definido pela administração, a própria funcionária pode lançar na conta “quebra de caixa” ou “arredondamento de troco” sem necessidade de autorização. No entanto, se a diferença ultrapassar o valor definido, é prudente informar ao seu superior antes de lançar qualquer valor nesta conta.
Se houver sobra, lançar a crédito na conta “quebra de caixa”; se houver falta, lançar a débito na mesma conta “quebra de caixa”. Dessa forma, a diferença será refletida no resultado da empresa, tornando transparente o valor ajustado, para mais e o valor ajustado para menos, bem como o saldo ao final do mês. Não é necessário se preocupar em ajustar a diferença de cada nota individualmente; um único valor no fechamento de cada dia é suficiente. Este é mais um motivo para manter o hábito de contar o dinheiro todos os dias, no mesmo horário.
Reforçando que é muito importante ter no seu plano de contas a conta "quebra de caixa". Essa conta, que o fundador do Wal-Mart, Sam Walton, chamava de "diferença que não compensa procurar o motivo", reflete a filosofia de transparência da empresa e sua postura em garantir a rastreabilidade da origem e destino de cada centavo ajustado. Onde há transparência nos procedimentos, dificilmente surgem problemas de diferenças mal explicadas que poderiam se tornar sementes de fraudes no futuro. Ao implementar procedimentos rigorosos, a empresa pode assegurar a integridade de seus processos contábeis e financeiros, proporcionando segurança para todos os envolvidos.
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