VALOR COMPRADO x VALOR PAGO, TEM CERTEZA QUE NÃO ESTÁ PAGANDO MAIS DO QUE ESTÁ COMPRANDO?
- custoseganhosconsu
- 4 de set. de 2024
- 4 min de leitura
Sua empresa tem a rotina de conferir periodicamente o valor dos pagamentos efetuados aos fornecedores com o valor das compras realizadas? Pode parecer uma pergunta boba, mas, ao longo dos anos, percebi que muitos empreendedores se preocupam em pagar as contas, mas não param para verificar se os pagamentos estão coerentes com os valores das compras.
Compra é o valor fisicamente recebido, enquanto pagamento se refere ao valor financeiramente desembolsado. Essas duas contas deveriam andar juntas, mas isso nem sempre acontece. Se você pagasse 100% à vista todas as compras, seria fácil conferir o valor comprado com o valor pago. No entanto, normalmente as compras são realizadas com vencimentos variados, o que faz com que o valor das compras de cada mês seja diferente do valor dos pagamentos efetuados mês a mês.
Em um mês em que há muitas compras, o valor das entradas é maior do que o pagamento. Já em um mês com menos compras, o valor do pagamento tende a ser maior do que o das entradas de mercadorias. Para ter uma visão mais clara, é útil acumular os pagamentos de um período mais longo, digamos 12 meses, e comparar com o valor das compras realizadas no mesmo período, a fim de fazer a verificação.
Mesmo assim, é necessário ajustar os pagamentos referentes às compras realizadas antes do período em análise e também adicionar os pagamentos efetuados no período seguinte. Na famosa fórmula “saldo anterior + compras - pagamentos = saldo atual”, você deve subtrair os pagamentos relacionados a compras feitas antes dos 12 meses que está examinando e adicionar os pagamentos referentes a compras realizadas no final do período analisado, mas pagas no período subsequente.
Feitos esses ajustes, se você concluiu que o valor dos pagamentos corresponde exatamente ao valor das compras efetuadas, parabéns pela conferência! Recomendamos que você mantenha essa verificação periodicamente.
Agora, vamos considerar a hipótese de que, após a conferência, você constatou que o valor dos pagamentos está maior do que o valor das compras. E antes de tirar qualquer conclusão, vamos examinar algumas ocorrências comuns que podem causar essa diferença.
As ocorrências mais comuns são: Um erro simples de classificação, onde as notas são registradas com um código na entrada e os pagamentos são classificados com um código diferente. Isso pode ocorrer se o sistema não estiver bem parametrizado. Um exemplo frequente é a compra de embalagens individuais, que pode ser classificada como custo do produto, enquanto as caixas de papelão usadas para entrega, são registradas como despesas de embalagem.
O acréscimo de juros em pagamentos feitos com atraso é outro fator comum. O valor da nota de compra é um, e o valor do pagamento pode ser maior devido aos juros adicionais, gerando uma diferença.
Além disso, pode ocorrer de uma nota chegar de um jeito e, na hora de pagar, ser tratada de outro modo, porque o pessoal do financeiro possui informações que o pessoal do recebimento não tem, referentes ao combinado com o fornecedor. Se esse for o caso, isso pode ser mais um fator de divergência.
Após considerar essas causas mais comuns que geram diferenças e, mesmo assim, o pagamento continuar sendo maior do que o valor da compra, deve ser considerada a possibilidade de algo mais sério estar acontecendo.
Nos dias de hoje, é crucial ter muito cuidado com o golpe do falso boleto. Se a empresa não tiver um método de dupla checagem, há o risco de pagar duas vezes pela mesma nota. Adote práticas mais rigorosas de verificação para evitar a duplicidade de pagamentos.
Outro problema comum é o tal do “boleto paraquedas”, que ocorre quando um pagamento aparece no financeiro sem que se saiba sua origem. Esse pagamento vem acompanhado de uma nota que parece verdadeira, mas que não passou pela entrada de estoque. Alguém desavisado ou mal-intencionado pode ter registrado diretamente no financeiro e gerado o pagamento. Se este for o seu caso, certifique-se de que todas as notas de compra passam pela entrada no estoque e que o financeiro é gerado a partir desse processo, e não pela digitação direta no contas a pagar.
A devolução de compras é outro fator que pode resultar em saída de dinheiro sem a correspondente entrada de mercadorias. Veja, se a mercadoria foi devolvida e, devido a uma falha interna, a nota de devolução acabou se perdendo em algum lugar da empresa, o processo financeiro continuou aberto, o boleto pode ser pago juntamente com as demais notas, e o caso ser finalizado sem considerar a nota de devolução.
Quando o método de trabalho é rigoroso e proporciona transparência em cada etapa do trâmite de documentos, ajuda a evitar a ocorrência de erros. Grandes erros são cometidos pouco a pouco, fora da percepção dos que estão trabalhando. A origem de erros banais pode ser a semente para problemas mais sérios, como fraudes, que também são cometidos pouco a pouco até se tornarem grandes problemas.
Veja a importância de construir uma sólida cultura, baseada na filosofia de transparência e confiança mútua, onde a conferência das saídas financeiras com as entradas físicas seja uma prática rotineira, aceita e incentivada por todos, para a segurança e prosperidade de toda a empresa.
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